苏州市徐州商会公文管理规定 

第一条总则

（一）本规定的目的，在于规范公文的撰拟、移送、查阅、管理，确保文书事务正常顺利进行，促进与提高本会管理工作的效率，保障组织安全。

（二）本规定中的“公文”专指商会对内、对外来往公文。

（三）文件管理：商会印发文件和外来文件由秘书处办公室统一编号管理归档。

第二条文件编号

（一）本商会印发文件均应编号以备随时查阅和分类管理。

（二）本商会印发商会文件的编号规则：1.发文字号：发文字号是商会按照发文顺序编排的顺序号。由发文单位代字、年份和序号组成。2.商会印发文件单位代字暂分两类，一类是：包括请示、报告、通知、通告、批复、函、公告等文种由“苏江商”（苏州市江西商会缩写）三个中文字组成，另一类是：商会各种会议纪要由“会议纪要”四个中文字组成。

3.年份以年份的四位阿拉伯数组成。4.序号以阿拉伯数组成。

第三条公文格式规范

（一）公文用纸

公文用纸采用国际标准A4型（210mm×297mm），纸张定量为60g/m2～80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%～90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值为7.5～9.5。

（二）排版规格公文页边距尺寸：

公文用纸上白边为：36mm±1mm；公文用纸左白边为：28mm±1mm；版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。

（三）公文版头（发文单位标识）公文版头由商会全称或规范化简称后加“文件”组成。公文版头上边缘至上页边距为  50mm±1mm，发文机关名称字号应小于22mm×15mm。

（四）发文字号发文字号由发文商会代字、发文年份和发文顺序号组成。发文字号标注于版头下方居中，用3号仿宋体字。发文年份用阿拉伯数字标出全称，用六角括号“〔〕”括入。

（五）横隔线（红色反线）公文版头带“文件”二字的，横隔线由红色横线组成。横隔线标于发文字号下，长度与版心等宽。

（六）公文标题公文标题由发文商会全称或规范化简称、公文主题和文种组成。公文标题标于横隔线下空2行，用2号小标宋体字，可一行或多行居中排布，回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

（七）主送机关主送机关是主要受理公文的机关，名称应用全称或规范化

简称。主送机关标于标题下空1行，左侧顶格，用3号仿宋体字，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。

（八）公文正文

公文正文紧接主送机关名称下1行，用3号仿宋体字，每页排22行（MicrosoftOfficeWord软件建议行间距：29磅），每行排28个字（MicrosoftOfficeWord软件建议字间距：紧缩0.2磅）。

一级标题用 3 号黑体字，中文“一”，后标全角顿号和标题

（如：“一、×××”）。二级标题用3号楷体字，阿拉伯数字“1.”，后标标题（如：“1.×××”）。数字、年份不回行。

（九）公文附件

公文如有附件，在正文下1行，左空2字，用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。注明附件名称应标于正文之后、发文机关署名之前。两个以上附件时，使用阿拉伯数字标明顺序（如“附件：1.×××”），附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格，用3号黑体字标识“附件”（有序号时标识序号），后标全角冒号。

（十）发文署名

商会发文应用全称或规范化简称，用3号仿宋体字，标于正文的右下方。

（十一）成文日期成文日期是会议通过日期或领导人签发日期，如有两位以上领导人审签，署最后一位的签发日期。成文日期标于发文机关署名下方，用3号仿宋体字，阿拉伯数字年、月、日标全。

（十二）印章除印有固定版头的普发性文件和会议纪要外，公文应加盖

商会印章。用印位置居成文日期中间偏上，以上不压正文、下略压成文日期为宜。当前页如无正文，应在页首加圆括号标注“此页无正文”字样。

（十三）抄送部门抄送机关指除主送单位以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和无隶属关系的部门。用 4 号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号和抄送机关，抄送机关用4号仿宋体字全称或规范化简称，回行时与冒号后的抄送机关对齐。抄送机关标于主题词下方，印制版记上方，除函、会议纪要外，抄送机关与主题词、印制版记应用横线隔开。

（十四）印制版记印制版记由商会名称、印发日期和印发份数组成。文件末页下部印两条横线，两线之间左侧顶格，用4号仿宋体字标注制发单位名称；右侧齐尾，用4号仿宋体字标注印发日期；底下1行右侧齐尾，用5号宋体字加圆括号标注印发份数。

（十五）装订要求公文应左侧装订。两页页码之间误差不超过4mm，骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平钉钉距与书脊间的距离为3mm～5mm。

第四条文件的归档、管理

（一）文件归档总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

（二）归档的文件材料份数、每份文件的页数均应齐全完整。

（三）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别归在一起，不得分开。

（四）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的规划、总结、会议纪要、请示与批复可与本年度同类文件归为一卷。

（五）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。