苏州市徐州商会档案管理暂行规定 

第一条 为加强我商会档案工作规范化管理，根据《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》、《江苏省档案条例》、《苏州市档案条例》，结合商会工作实际，制定本暂行规定。

第二条 本规定所称档案是指商会在登记、变更、注销以及运营、社会服务等活动中形成，具有凭证和查考价值的各种形式和载体的文件材料。

第三条 档案是商会知识资产与信息资源的重要组成部分。档案工作是商会运营与服务等活动的基础性管理工作。商会应维护档案的完整、准确、系统与安全。

第四条 商会应加强对档案工作的重视和保障，明确商会法定代表人或负责人的领导责任，指定专人开展档案业务工作。

第五条 商会档案工作应以满足商会各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，积极开展各类档案的收集整理、保管保护和开发利用等活动，为商会可持续发展提供有效服务。

第六条 商会应根据本组织业务范围与特点，建立健全档案工作体制与机制，积极将档案工作纳入本商会发展规划、年度或专项工作（活动）计划，纳入本商会运营管理议事日程，纳入有关部门和人员的岗位责任制。

第七条 商会的档案宜实行综合管理，对本组织内不同形式和形成规律的档案进行分类分部门保管，并于一定时间后按规定向档案人员移交。有下属经济实体或分支（代表）机构的，商会还应加强对其档案工作的指导和监督。

第八条 商会在换届选举过程中，应积极稳妥做好各类档案的交接管理，保持档案工作连续性，保障本组织会员或理事等方面查阅档案的权益。

第九条 商会在文件办理过程中，应考虑和确保满足归档质量要求。归档的文件应为原件，文件制成材料应符合耐久性要求。永久及30年保管期限的电子文件，应有相应的纸质文件一并归档。

第十条 商会应根据本组织实际，明确文件归档范围、归档时间、归档份数、归档要求。文件形成者向档案人员归档时，应编制移交清册，办理交接手续。

第十一条 商会文件材料归档范围与保管期限内容参见附件。

第十二条 商会档案的分类和编号方案可参考本地区机关、企业或者学校档案综合管理分类方案，根据本组织业务范围和档案形成特点实际制定，以合理实用为原则，具有相对的稳定性和可扩充性。

第十三条 商会档案的收集整理，以达到收集方面的完整、准确性要求为主要目标，兼顾整理方面的系统性要求。文书档案参考《归档文件整理规则》(DA/T22)和《文书档案案卷格式》(GB/T9705)的要求;会计档案整理参考《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)和《会计档案案卷格式》(DA/T39)的要求;照片档案整理参考《照片档案管理规范》(GB/T11821)、《数码照片归档与管理规范》CDA/T50的要求；荣誉档案按实物材质特点，进行分类整理。商会具有保存价值的电子文件归档整理参考《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894)等标准的要求。

第十四条 商会结合会员业务类型特点，按入会时间先后排序，建立会员档案，会员档案内容应及时补充更新。

第十五条 除在文书档案中归档保存有关工作人员人事管理的材料外，商会参照《企业职工档案管理工作规定》要求，建立起每人一套的工作人员档案。

第十六条 商会为切实保障档案安全，配备适合各类档案载体保管的库房或专柜，采取措施，满足温湿度控制、防火、防盗和防有害生物等档案保管技术要求（参照JGJ25、GB/T18894和 DA/T15）。重要档案宜异地异质备份。

第十七条 商会对保管期满的档案进行鉴定。对确无保存价值的档案，可登记造册，商会经会员大会或理事会审议批准后进行销毁。

第十八条 商会档案除依法应当保密外，可向社会开放满足利用者需求。商会公布的档案不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。

第十九条 与本组织信息化同步，商会逐步开展档案信息化建设，加强电子文件归档管理和档案数据库建设，保证电子档案真实、完整、可用和安全。

第二十条 商会保管的档案涉及国家秘密内容的，应严格执行国家有关保密规定的要求。

第二十一条 商会注销时，应根据国家有关规定进行档案处置。通过协商，委托国家档案馆接收或代为保管商会形成的对国家和社会有利用价值的档案。

第二十二条 商会所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，商会可以向国家档案馆寄存、捐赠或者出卖。向各级国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖、转让、交换或者赠送的，必须报经当地人民政府档案行政管理部门批准；严禁向国外、境外机构、组织或者个人出卖或者赠送。

第二十三条 本规定自商会理事会讨论通过之日起实施。

第二十四条 本规定由商会理事会负责解释。

第二十五条本规定施行过程中，如社团登记管理机关和档案业务主管部门另有新规定，按新规定执行。